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对省“工程档案资料管理规范”的理解与思考

2013-05-22 10:27:25 管理员

 

张丛祥,吴纪宁,万隽

(南京雨花台区建筑安装工程质量监督站,江苏南京  210012)

 

[摘  要]  江苏省住房和城乡建设厅2013年2月4日发文,在全省范围内开展建设工程电子档案编报工作,并具体执行《房屋建筑和市政设施工程档案资料管理规范》(DGJ32/TJ143-2012),这对全省的建设工程档案管理工作的规范化管理和数字化提出了新要求。本文从数字化技术与工程电子档案的关系出发,就工程电子档案管理制度的建立以及实施过程中可能遇到的问题进行探讨,旨在推进并完善建设工程电子档案管理制度。

[关键词]  建设工程;信息化技术;电子文件;工程档案

江苏省住房和城乡建设厅就全省的建设工程电子档案编报工作于2013年2月4日专门下发文件,该文件明确要求:凡2013年1月1日以后开工建设的工程,均应该建立建设工程电子档案。全省的建设工程电子档案编报工作具体执行江苏省工程建设标准《房屋建筑和市政设施工程档案资料管理规范》(DGJ32/TJ143-2012)规定(以下简称“本规范”)。只有通过深入学习本规范,才能加深对规范的理解,在熟悉和掌握基础上才可能更好地开展和执行建设工程电子档案编报工作。

1  工程档案资料与电子文件的关系

1.1 工程档案、电子文件的概念

本《规范》术语对“工程档案资料”等概念分别赋予了含义,其中2.0.1条 “工程档案资料”(document of building archive):在工程勘察、设计、施工、验收等建设活动中直接形成的反映工程管理和工程实体质量,具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录;2.0.7条 “电子文件”(electronic file):在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

1.2  工程档案与电子文件的关系

电子文件及工程电子档案具有纸质文件及纸质档案不可比拟的优势,工程电子档案具有几乎不占据物理空间的优点,运用电子文件及电子档案可缩小占用储存面积,解决纸质档案储存库房问题。而工程电子档案的建立、处理、保存都比纸质档案方便,备份管理得当,也不会丢失,更不会老化,随着电子计算机及网络应用的普及,越来越多的文件将会以电子文件的形式产生和存储。

随着计算机技术、网络技术、高密度存储技术的飞速发展,信息技术不断渗透到建设工程管理之中,使建设工程文件档案的载体从纸张到磁盘、光盘、U盘、移动硬盘等出现了大量的电子文件。通过网络和电子技术这个平台,开启建设工程档案管理的局面,工程电子文件也逐步成为工程档案管理重要形式之一。

1.3  建设工程中电子文件的应用

近几年来,建设工程项目数量和规模都在不断增长,工程文件的复杂程度在不断增加,面对建设工程的多样性、广泛性和复杂性局面,建设工程资料管理难度也同步增大,计算机技术以及电子文件在工程施工现场的广泛使用,工程资料由传统纸质档案管理模式向电子文件与纸质文件同步归档、互为补充的新型工程资料管理模式。

2  工程电子档案编报的依据及相关要求

2.1  电子文件和电子档案的相关依据

原建设部在总结我国电子文件与电子档案管理的实践经验上,根据城建档案发展的需求,借鉴国际上先进的科研成果和标准规范的基础上,制定了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》(建办档〔2004〕39号)、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)、《城市建设档案著录规范》(GB/T50323 -2001)等。2007年又发布了行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117—2007)。这些《规范》和《标准》从标准化、信息化建设的角度对工程文件的归档范围及质量要求,工程文件的立卷,工程文件的归档,工程档案的验收与移交,建设电子文件与电子档案的代码标识、格式与载体,电子文件的收集与积累,电子文件的整理,鉴定与归档,电子档案的验收与移交,以及建设档案信息的著录项目与内容、格式进行了统一和约束;同样也是各单位收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据。

2.2  工程电子档案编报的相关要求

根据《江苏省城建档案信息化建设纲要(2008-2015)》的要求,通过执行《房屋建筑和市政设施工程档案资料管理规范》(DGJ32/TJ143-2012),旨在实现的目标有:

1)凡在江苏省行政区域内新建、改建、扩建房屋建筑和市政基础设施的工程项目,2013年1月1日以后开工建设的工程,均应该建立建设工程电子档案。档案资料编报按照《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)和《房屋建筑和市政设施工程档案资料管理规范》(DGJ32/TJ143-2012)执行。

2)建设工程电子档案编报工作的责任主体单位有:与工程建设有关的建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位以及检测等单位。此外,本规范还对建设工程电子档案如何移交至城建案馆程序和步骤作出了具体规定。

3)建设工程电子档案通过“江苏省工程档案资料管理系统”(www.jsgcda.com)进行上报。各建设工程各责任主体单位所使用的“软件”能离线操作,资料实时上线签字,建立电子档案,接受工程质量监督机构对工程验收资料的监管和城建档案馆对档案资料的验收。

4)关于“江苏省工程档案资料管理系统”的系统软件,其流程及功能符合《房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范》DGJ/TJ 143-2012、《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T 117-2007、《城建档案业务管理规范》CJJ/T 1158-2011等要求;建设单位上报的资料应符合《房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范》DGJ/TJ143-2012的要求;监理资料、房屋建筑和市政基础设施工程验收资料除应符合《房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范》DGJ/TJ143-2012的要求外,还应符合现行国家验收规范的要求;房屋建筑工程验收资料应覆盖江苏省《住宅工程质量通病控制标准》DGJ32/J16、《住宅工程质量分户验收规程》DGJ32/TJ103、《优质建筑工程评价标准》DGJ32/TJ04等。

3  工程电子档案编报工作存在的问题及难点

3.1  电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性问题

电子档案,其内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且失去了固定的形式,使档案部门在对电子档案进行检验时,很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。

1)原始性。电子档案的原始性不易判断,而且还存在着原始性界定问题。档案在法律上的凭证作用基于它的原始性,电子文件生成由实态变为虚态的档案,已完全没有了这种“原始状态”,其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致,可以说既是原始的,又是复制的。另外,电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性,使电子文件在形成和传输过程中存在着被改动的可能,人们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断电子文件的原始性。

2)真实性。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子档案的真实性问题伴随其生命的始终,维护其真实性是一个不间断的过程,信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案;电子档案可被原样复制,甚至被篡改后可不留痕迹。

3)完整性。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态,如不及时捕获,可能会导致信息丢失;电子文件结构复杂,储存方式多样,容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加,而且形式多样、存储分散,极易丢失,往往致使电子文件来龙去脉不清。

4)安全性。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利,“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息,都会直接损害电子档案的安全。

3.2  电子签名的法律效力问题

签名在交易中具有很重要的作用。从实质上说,电子签名仅是一种电磁记录。这种电磁记录是否有效,是否符合法律所规定"书面形式",我国现行法律似乎尚未明确。因而可能造成经过电子签名的电子文件因不符合法律所规定的形式要件,而使由此所产生的法律行为无效的情况。虽然,新《合同法》规定:“当事人采用信件、数据电文等形式订立合同的,可以在合同成立之前要求签订确认书。签订确认书时合同成立。”但这一规定只是在有关法律不尽完善的情况下所采取的一种折衷的过渡方案。因为这种传统的"签订"方式,与网络化时代跨地域、跨时空的无纸化交易方式相比还是格格不入的。

3.3  电子档案的接收格式问题

由于电子档案所形成单位的不同习惯,所采用的应用软件不同,同一项目所形成的电子档案格式不同,因此,电子档案在接收过程,由于环境(硬件、软件、加密、编码方式等)的变化,信息就存在着不可读的可能。

3.4  其他问题

1)多年来人们已经习惯上认为纸质文件材料才是档案,而电子文件只是作为录入和存入电脑的方式,最终还是打印出纸质书面资料,或者只作为资料或副本保管。有些人对计算机储存的电子文件,特别是一些重要文件不及时备份和打印,过分依赖计算机,一旦计算机出现故障或感染病毒,就会造成档案文件的丢失。这给电子文件的归档管理带来了难题。

2)信息化技术需要专业人才。电子文件归档及电子档案的管理,都要求工程施工资料管理人员必须具备良好的计算机知识。然而在目前施工队伍中,多数工程管理人员非计算机专业,缺乏计算机专业的相关知识,这在客观上制约了工程电子档案工作现代化的进程。

做好工程电子档案编报工作的思考

针对工程电子档案编报工作中存在的一些主要问题,提出一些思考和建议:

4.1  保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性的对策

1)从采集背景信息和元数据入手,在形成电子档案的同时,采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据,作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。

2)加快研发签署技术,保证签名的真实性和唯一性。目前,在电子文件上进行签署的技术主要有两种:一种是光笔签名;另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名,屏幕是显示出来的“笔迹”。

3)使用消息认证方式,来保证所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”,是否被人篡改或替换过。消息认证技术可以消除使用者疑虑。

4)设置身份验证门槛,防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改。在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证,身份验证可使用管理员代码验证等。给每个合法用户一个“通行字”,代表该用户身份,而这个“通行字”只有用户本人和计算机系统知道。

5)防火墙。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍,防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问,也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。

6)将已经完成的电子档案文件设置为“只读”状态,防止非法修改。在这种状态下,用户只能从电子计算机上读取信息,而不能对其做任何修改,保持电子文件的原始性、真实性,这是一种访问控制技术。

4.2  尽快完善电子签名的相关法律和法规

在法律上来确立数字签名与手写签名相同效力已显得越来越重要。建议扩大对"签名"的法律定义,使之能将"电子签名"包括进去。世界各国的数字签名立法,如美国的《全球及国内商务电子签名法案》、新加坡的《电子交易法案》等已出台的法律文件,对我国的电子签名立法会有很重要的借鉴意义。

本规范在3.0.9 条对电子签名是这样要求的:……输入到“工程档案资料管理系统”的“分项工程质量检验批验收记录”使用电子扫描签名,监理工程师在“工程档案资料管理系统”中签名确认。在工程施工现场,要确保签名信息是真实、不被篡改、伪造,并代表签名者的真实的意图,并符合法律所规定"书面形式",使用电子扫描签名方式可能还需要留待工程实践的检验。

4.3  建立统一的电子档案接收数据格式

关于建设工程电子档案管理中使用电子文件,早在2007年9月5日住房和城乡建设部就发布了《建设电子文件与电子档案管理规范》,其中是这样规定的:“列入城建档案馆(室)接收范围的建设工程,建设单位向城建档案馆(室)移交工程纸质档案时,应当同时移交一套工程电子档案。”因此,建设单位向城建档案馆移交工程档案资料时,在纸质档案形成的同时,就必须形成电子档案。

为了统一的电子档案接收数据格式,应该建立以城建档案馆为中心的一套统一的电子档案模板,同一文件类型统一一种文件格式,并把工程电子档案模板发放到各个建设项目。然后定期举办培训班,对建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等档案形成单位的相关人员进行统一的培训,使他们能够熟练运用模板和软件。城建档案馆也应定期派专业技术人员对电子档案的形成进行指导,形成统一数据格式的电子档案,以方便城建档案馆的接收和管理。

4.4  制定一系列配套的规章制度,加强培训

为了保证电子档案的完整、准确、安全和电子文件管理的高效和科学,必须建立并完善相关的法律法规和各种标准,其中包括与电子文件和网络相关的法律、制度,网络系统保密论证和验收要求,以及各种密级电子文件的计算机著录、管理、传输的规定,另外,还包括计算机和应用软件的兼容性标准等。

工程档案管理的电子化对管理人员提出了更高的要求,这就要求工程资料管理人员不断加强学习,充实和提高自己的档案管理和计算机业务水平。除必须掌握文字处理、排版以及文件、邮件的收发外,还要掌握声音、图像等多媒体文件的处理和操作,电子文件的归档方法以及在网上对电子文件操作者进行可靠的身份识别、权限控制等。建设工程电子档案管理人员的素质决定了电子档案工作开展的进度及效果,需要加强对建设工程电子档案管理和技术资料员进行培训,学习建设工程电子档案工作相关文件,熟悉电子档案工作程序,按相关要求及规定开展建设工程电子档案编报工作。

4.5  加强研发,解决关键技术

解决建设工程电子档案工作的关键技术问题,做好建设工程电子文件归档和管理系统软件研发工作。建设工程电子档案工作具有高技术含量的特点,因此,工程电子档案具有纸质档案不可比拟优势,同时也决定了建设工程电子档案工作中软件研发完善与否成为此工作的关键点。研发出具有可操做性强、安全性高的建设工程电子文件归档和管理系统软件将为开展好此项工作打下良好的基础。软件研发前期一定要考虑到与城建档案管理系统实现对接,达到网络申报、接收登记、自动审核、查询利用等功能的实现。

5  结束语

1)江苏省住房和城乡建设厅出台的《房屋建筑和市政设施工程档案资料管理规范》(DGJ32/TJ143-2012)对全省各单位收集电子文件的职责、电子文件的收集范围、工程电子文件的质量要求作了明确的规定,该规范的出台在江苏省建设工程电子档案工作中具有里程碑意义,是我省工程档案数字化工作的重要组成部分,对建设工程电子文件和电子档案工作的开展起到法律保障的作用,并有效推动建设工程电子档案工作科学化的进程。

2)工程电子档案是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物,代表着城建档案事业的发展方向,在工程实践中,只有不断摸索和探索,加强对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等工作,不断积累经验,才能做好建设工程电子档案编报工作。

参考文献

江苏省工程建设标准.房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范[J].DGJ32/TJ143-2012

 

 

 

 

 

 

 

 

 

作者简介:张丛祥 男  工程师  南京市雨花台区建筑安装工程质量监督站  监督员

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